2020-02-14 10:47:14新京报 编辑:宫照华
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“今日待办”是个谎言,在家办公如何提升效率?

2020-02-14 10:47:14新京报

自春节以来,新冠肺炎疫情始终牵动人心。如今,各企业、学校陆续开工或线上开学,工作与生活仍要继续。谈到在家办公,如何提高专注能力、合理安排时间、提升工作效率成了很多人苦恼的问题。叶武滨的《高能要事》一书提供了一定的实践指导。

自春节以来,新冠肺炎疫情始终牵动人心。如今,各企业、学校陆续开工或线上开学,工作与生活仍要继续。对于在家办公而言的人来说,如何提高专注能力、合理安排时间、提升工作效率成了令人苦恼的问题。

 

叶武滨的《高能要事》一书参考了彼得‧ 德鲁克的时间管理论述、弗朗西斯科-西里洛的番茄工作法、戴维‧艾伦的GTD 工作法、博恩‧崔西的青蛙理论以及史蒂芬‧柯维《高效能人士的七个习惯》等理论,在时间管理和工作规划方面,为我们提供了一定的实践指导意义。

 

本文摘编整合自《高能要事》一书,由中信出版社授权转载。

 

撰文 | 叶武滨

摘编 | 董牧孜

 

先说一个我自己的故事:

 

20 年前,我刚大学毕业,通过严格的考试获得进京指标,在一家报社做记者,采访后写好稿件并保证及时发表是我工作中最重要的事情,但在写稿的时候,我往往很容易被外界电话、领导突然派发的任务或来自家人的嘱咐所打断。

 

那时我对提高效率和时间管理的认识和研究还没有现在这么深,只是想了一个简单的办法:我买来一个收件筐和一堆便签贴,当我在写稿的时候,被任何人打断,我就写一个便签贴丢入筐中。例如:有电话打来,我接起后告诉他,回头再给他回电话,然后写一个便笺“回某某电话”丢进筐中;脑子里突然想起太太早上说的“下班后顺路买菜”,我就写一个“买菜”的便笺丢入筐中;领导突然来交代说明天的文章排版要注意哪个细节,我一样写一个便笺丢入筐中。等稿子写完,我就着手清查收件筐里的便笺,根据轻重缓急,选择执行。后来我还把事情按照家庭、工作、电话等等分别使用不同颜色的便笺记录。这里运用的原理就是根据不同的事务类型分别执行。

 

叶武滨,时间管理品牌易效能®机构创始人,网络知名时间管理类节目主播,两个孩子的父亲、环球旅行家和社会公益人。

 

当然,这套简单的时间管理方法我后来又不断更新,如今已经非常成熟:专注一事的ABC255 工作法。

 

我们每个人每天都有很多“待办事项”,但是我们人生的价值和成就不取决于能做多少事,而在于确保优先做完重要的事,并把它做到极致。按照事件的轻重缓急程度,我们可以把它们分为A、B、C 三类:

 

A 类是我们确定必须由自己亲自执行的重要事件,是已经安排的计划内事件,包括重要紧急和重要不紧急事件;

B 类是突发的紧急状况,是计划外的紧急事情;

C 类是其他事件,是那些对我们内外产生干扰,却又不那么重要或者紧急的事件。

 

我们细致运用到事件的执行,可以25 分钟工作+5 分钟休息交替。

 

当然你可以根据自己的情况适当调整,如45 分钟工作+15 分钟休息,30 分钟工作+10 分钟休息等,但无论你采取哪种交替模式,建议你务必都要维持一段时间不变,以便养成习惯。如果A 类事件太大,就分解成很多个25+5 的小a 类事件。

 

“高能要事”原则:为重要的事首先留出固定的时间

 

我在研究实践时间管理的10 余年间,阅读了国外几乎所有的时间管理相关书籍,其中“要事第一、要事优先、重要、紧急”的概念是其中非常经典且重要的理念,后来我翻查文化古籍,发现我国很多历久弥新的传统经典中早就有相应的描述,例如《大学》里提到“物有本末,事有终始,知所先后,则近道矣”。不管是西方的“要事优先”,还是古人的“轻重缓急”,它们所包含的都是同样的时间管理的本质。

 

《高能要事》,作者: 叶武滨,版本:中信出版社2019年10月

 

所谓“高能要事”,即:我们不光是要先做重要的事,为了确保执行的高效率和成果的高质量,我们还应该在自己精力与能量最佳的时间,以及合适的空间里,去做重要的事。在我们精力不够时,可以选择放松休息来补充精力。

 

《刻意练习》这本书里,作者安德斯·艾利克森介绍了一个研究成果,这个成果给予了“高能要事”一个强有力的佐证。作者说:“我在研究柏林的小提琴学生时发现,最杰出和优异的学生,比普通学生平均每周多睡了5 个小时,并且与普通学生每周花在休闲活动上的时间大致相当。唯一不同的是,最杰出的学生会把那些受到干扰最少的高效能时间留给练习。他们会固定在早上起床后练琴一小时,在午休后再练琴一小时。在每天固定的时间里做重要的事,捍卫了重要的练习日程,并且排除了干扰,于是他们成了最杰出的学生。”

 

曾国藩也说,早起是治家之本,每天甚至有日课12 条。同样,这么做的还有篮球明星科比和文坛巨匠村上春树。科比的那句名言:“你知道洛杉矶早晨4 点半的样子吗?”以及村上春树在33 岁时决定以写小说为生后,坚持每天凌晨4  点起床,写作4 小时,再跑步10 公里的生活方式,都在表达一个思想:为重要的事留出固定的时间。这样的工作模式,就是我总结的“高能要事”。

 

“今日待办”是个谎言

 

我在很多地方谈过这个现象,很多人每天开启做事模式的第一个举动就是拿出自己的笔记本,罗列自己的“今日待办”,密密麻麻写了很多事,看着颇有成就感。但到了晚上却睡不着了,因为事情没做完。这是不是很多人一天的写照呢?之所以会出现这种状况,原因是“今日待办”是一个谎言。

 

做今日待办的人,他们的视角局限在了这一天,当关注点仅放在这24 小时的安排上,我们就容易被视野窄、事务多、没有分类、缺乏弹性、先做简单的不做重要的事件等各种因素影响,从而让自己的计划永远赶不上变化。

 

那么如何逃离谎言,不再做胡子眉毛一起抓的笨事呢?

 

二八法则:每天聚焦20% 的重点事件,回报惊人

 

1897 年意大利经济学家帕累托归纳出一个结论,即20% 的富人拥有80% 的财富。这描述了一种不平衡关系。我们可以计算得出,在平均财富数量和挣钱速度上,富人平均是穷人的16 倍。

 

二八法则是普遍存在的规律。每一件事情,对于人生而言,价值不一,也必然呈现二八法则效应。因此,如果你每天首先聚焦对自己人生产生积极影响的20% 的重点事件,你的人生就会提升效能16 倍(见图2.2)。如果聚焦4% 的人生重点事件,则可以提升人生效能256 倍。如果1%,则4096倍( 注: 二八法则中聚焦20% 事件产生16 倍效能, 聚焦20% 事件的20% 就是4%,产生的是16×16=256 倍,4% 事件的20% 是0.8%  1%, 则效能约为256×16=4096 倍)。

其他事件可以删除、推迟、委托。

 

20/80法则又名帕累托法则(Pareto Principle)、巴莱特定律、最省力的法则、不平衡原则等。

 

经过大量的阅读研究,我总结得出一个结论:其实我们每个人每天只需要在本行业内专注地深度工作2 小时,效能就能翻16 倍,不出1 年,你就能成为行业内的专家;不用5年,你就能成为全国范围内的行业专家;而10 年累计7000 多个高能专注小时,你就可以成为全球范围内的行业专家。做减法,而不是加法,是人生成功的核心秘密。

 

当你能够把当下的每一件小事做好之后,下一步我们就可以扩展到高效处理一天的事件了。

 

我们每天只有2~2.5 小时的效率高峰期

 

人在低精力的时候是没办法处理重要事情的,而高精力的时间在每一天中所占比例是非常低的。美国行为学专家丹‧艾瑞里的研究显示:我们每天只有2~2.5 小时的效率高峰期,通常是在醒后的几个小时,这是你拉开与他人差距的最宝贵时间。

 

如果你因为各种原因导致起床、上床睡觉没个点,那么你的高能要事时间就一定不会是固定时段,而如果你过的是按部就班的生活,那么早上的晨间时光就是你一定不能错过的高能时刻。

 

我们的精力会不断地释放和补充,它是一个动态变化的过程,那么为了很好地使用它,我们就要学会张弛有度,因此我们一天的时间就可以根据精力状态不同进行安排。

 

例如今天我从伦敦飞往佛罗伦萨,我的安排就是:早班机上睡觉积蓄精力,抵达后坐上去比萨斜塔参观的车,在车上我就用手机联网与国内团队取得联系,在线开会部署完工作,游玩比萨斜塔结束后一个小时,我回到酒店后录制了线上音频节目。一天下来,睡觉、工作、游玩,我一件事不落。

 

时间的五种分类

 

我连续10 年每天记录统计自己的时间使用,并且在做了大量的社会教学研究后得出一个结论:优秀的时间管理者可以把一天时间分为四类:休息时间、固定日程时间、弹性事件时间、留白时间,卓越的时间管理者还会有第五类,反思时间。

 

1 休息时间

 

那些无论如何我们都必须花费的时间,例如:吃饭、睡觉和运动等等。这类时间的支出是为了维持我们最基础的生命运行能量,它的作用是补充精力、消除疲劳,这部分时间占我们时间总量的很大比例。

 

以一天为例,一个正常的成年人平均每天需要睡8 个小时左右,加上睡前醒后的缓冲时间,他们一天花在睡眠上的时间大约在9~10 个小时左右。每天三顿饭,加起来大约会花我们1~2 个小时。想要身体健康身材健美,我们每天至少需要1 个小时的锻炼时间。

 

这么算下来,一天24 个小时,至少有12~13 个小时是我 们必须花费的休息时间,这还是比较自律的人;如果是自控力不好的朋友,作息无规律,加上睡前玩手机,早上赖床,那么一天要花费15~16  个小时。

 

每天因为无序和不自律而浪费的3~4  小时,就是时间的黑洞。

 

因此,想要避免时间黑洞,我们提议自己的学员要规律作息,最好做到早睡早起。古今中外的许多名人和伟人,例如曾国藩和富兰克林等,都有早睡早起的习惯,曾国藩日课中最后一条是夜不出户,富兰克林的作息则是每天晚十早五。

 

同样,我也是一直这么要求自己的,无论在世界的哪座城市,我都会很快地把自己的作息根据当地的时间调整过来,与日同起,与月同眠。并且在早起或睡前,我还会留出30  分钟的第五类时间,来反思过去的一天,以及计划明天要做的事。

 

2 固定日程时间

 

那些执行事先计划好的、拥有明确截止日的重要事件的时段,我们称之为固定日程时间。例如:写稿、做课件、提前定了时间的会议、与他人的约会等等。这类时间基本上属于我们在上一章中讲到的A 类事件。

 

一个人一天有2-2.5  小时的效率高峰期,经过训练后,可有4-8  小时的高能时间,但我建议你正常情况下一天控制在2-4  小时。为有明确截止日的重要事件,留出的专门固定的时间,应该选在一天中的高能时段,并且尽可能地排除干扰,同时要保持空间的安静整洁。

 

3弹性事件时间

 

完成那些计划内,但没有固定截止日的事件的时间,我们称之为弹性事件时间。

 

这类时间主要用于处理我们生活和工作中那些不太紧急的事务,处理的时间可以前后调节,但最好是提前处理。例如:订机票,虽然提前和推迟一两天差别不大,但提前处理不仅有低价票,同时也了却一桩心事,免得占据我们的思维带宽。

 

4 留白时间

 

给那些计划外的突发状况紧急事件预留出来的时间,我们称之为留白时间。一旦有紧急事件发生,我们可以在这个时间段来应对,而且还不影响我们原有计划的正常执行,所以它的意义就等于高速路上的应急车道。

 

很多时候我们满满的行程计划被打乱,就是因为没有给自己预留留白时间,以缓解意外紧急事件的冲击,导致自己的内心和行为失去了原有的秩序。

 

我经常做“空中飞人”,一次和阿联酋航空的空乘聊天,得知他们的排班表就严格遵循了为紧急事件留出应对时间的机制。

 

据说,每个空乘每月大概要飞6 趟,公司系统会根据航线需求和人员的技能自动匹配每个人的工作,提前安排好前面5 趟航班,最后会留有1 趟航班不做具体航线安排,因为每个人都有可能被随时“抓”到某个航班上去为别人替班,而他们每个人都可以在起飞前的4 小时内取消自己的工作,原因可能是生病、家里突发急事,甚至是心情不好。

 

当发生有人不能按时到岗的情况时,因为有这种留白机制,航空公司也能快速地调配另一个人上岗。公司运行井然有序,不受任何影响。这比起另外一家中东航空公司需要空乘员工12 小时待飞显得更科学与人性化。

 

因此,我强烈建议大家不要做太满的日程计划,要给自己留出一定的空白时间以应对突发状况,这样我们就能活得更加从容淡然。

 

5 反思时间

 

为了保证计划内的事件被优先执行,我们还需要做到每日反思,保持进步。人对结果的创造不是一开始就能做到极致的,这是一个不断精进的过程。脑中有计划,然后行动,有了结果后,需要与计划的预期目标做对比,如果发现结果与预期有偏差,这时就需要通过反思调整计划或改进方法,然后再行动。

 

我们反思过去是为了计划未来和活在当下。用好每天的24 小时,掌控自己的一生才不是奢谈。

 

我们很多人买了书,没时间看,或者看了但没看完,看完了也不实践,那样对自己的生活是不可能有任何改变的。

 

我们都知道知识有用,但练习是枯燥的,想要把知识转化为能力,那就需要正确重复地练习并养成习惯。

 

你需要做的就是在每天的高能时段专注地练习(foucs),最好还能得到专家的反馈(feedback), 然后不断地修正(fix),记住这刻意练习的3F  原则,这样你才能不断升级自己时间管理的能力。

 

撰文 | 叶武滨

摘编 | 董牧孜

编辑 | 宫照华

校对 | 何燕


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